زياد للتقاريرالتسوية البنكية الشهرية خطوة بخطوة
نادراً ما يتطابق رصيد كشف البنك مع رصيد حساب البنك في دفاتر الشركة في نفس التاريخ. التسوية البنكية هي العملية التي تشرح هذا الفرق بنداً بنداً حتى يصل الرصيدان إلى رقم واحد صحيح.
أسباب الفروقات
الفروقات إما زمنية تُسوّى تلقائياً مع الوقت، أو بنود لم تُسجل بعد في أحد الطرفين:
- شيكات صادرة سجلتها الشركة ولم يصرفها المستفيد بعد.
- إيداعات بالطريق: مبالغ أودعتها الشركة ولم تظهر في الكشف حتى تاريخه.
- عمولات ورسوم بنكية خصمها البنك ولم تُسجل في الدفاتر.
- تحويلات واردة من العملاء وصلت إلى البنك ولم يُعرف صاحبها بعد.
- أخطاء في التسجيل مثل عكس الأرقام أو تسجيل الحركة في حساب بنكي آخر.
خطوات إعداد التسوية
ابدأ برصيد الكشف في نهاية الشهر، وأضف إليه الإيداعات بالطريق، واطرح الشيكات المعلقة، لتصل إلى الرصيد المعدل حسب البنك. ثم ابدأ برصيد الدفاتر وأضف التحويلات الواردة غير المسجلة، واطرح العمولات والرسوم، وصحح الأخطاء، لتصل إلى الرصيد المعدل حسب الدفاتر. يجب أن يتساوى الرقمان.
البنود المعدلة على جانب الدفاتر تحتاج إلى قيود يومية فعلية، أما بنود جانب البنك فتُترك وتتابع في الشهر التالي.
متابعة البنود المعلقة
الشيك الذي يبقى معلقاً لعدة أشهر يستحق المتابعة: ربما فُقد، أو لم يستلمه المستفيد، أو هناك نزاع. وكذلك التحويلات الواردة المجهولة يجب تتبع أصحابها بسرعة حتى لا تبقى أرصدة العملاء غير صحيحة.
اجعل التسوية عادة شهرية ثابتة خلال الأيام الأولى من الشهر التالي، فكلما تأخرت زادت صعوبة تتبع الفروقات وتراكمت.
ضوابط رقابية بسيطة
يُفضّل أن يُعِد التسوية شخص لا يملك صلاحية إصدار الشيكات أو تسجيل المقبوضات، وأن يراجعها ويعتمدها مسؤول آخر. هذا الفصل البسيط في المهام يقلل فرص الأخطاء غير المكتشفة والتلاعب.