زياد للتقاريرجرد الخزينة والصندوق: الإجراءات ومحضر الجرد
النقدية أكثر الأصول عرضة للخطأ والضياع، لذلك يعد الجرد الدوري والمفاجئ للخزينة من أهم الضوابط الرقابية في أي شركة، مهما كان حجمها.
متى يتم الجرد؟
يجب أن يكون هناك جرد في نهاية كل فترة مالية، وجرد مفاجئ غير معلن مرة على الأقل كل شهر. الجرد المفاجئ أهم لأنه يكشف الوضع الحقيقي دون استعداد مسبق، ويجب أن يتم بحضور أمين الخزينة وشخص مستقل من الإدارة المالية أو المراجعة الداخلية.
خطوات الجرد
أوقف الحركة على الخزينة أثناء الجرد، ثم عُدّ النقدية حسب الفئات وسجل عدد كل فئة وقيمتها. بعد ذلك احصر الشيكات الموجودة في الخزينة، وسندات الصرف والقبض التي لم تُسجل بعد، والسلف المؤقتة. ثم قارن الإجمالي مع الرصيد الدفتري في نفس اللحظة.
محتويات محضر الجرد
محضر الجرد وثيقة رسمية يجب أن تتضمن:
- التاريخ والوقت واسم الخزينة أو الفرع.
- جدول الفئات النقدية وعددها وقيمتها.
- الشيكات والمستندات الموجودة مع أرقامها ومبالغها.
- الرصيد الدفتري والرصيد الفعلي والفرق.
- تفسير أمين الخزينة للفرق إن وجد.
- توقيع جميع الحاضرين.
التعامل مع العجز والزيادة
العجز يُسجل في حساب وسيط لحين التحقيق فيه، ثم يُحمّل على أمين الخزينة أو يُعالج كمصروف حسب نتيجة التحقيق وسياسة الشركة. والزيادة لا تقل أهمية، فهي تعني غالباً أن مقبوضات لم تُسجل أو أن مصروفاً سُجل مرتين، ويجب البحث عن سببها بدلاً من إقفالها مباشرة كإيراد.
ضوابط تقلل المخاطر
حدد سقفاً للنقدية المحتفظ بها في الخزينة وأودع ما يزيد عنه يومياً، واجعل الصرف بسندات مرقمة ومعتمدة، وافصل بين من يستلم النقدية ومن يسجلها في النظام.